Một ứng dụng quản lý khách sạn, hay còn gọi là PMS (Property Management System), là một công cụ đang trở nên hữu ích trong nhiều khách sạn cao cấp, giúp đỡ người quản lý và nhân viên thực hiện một số nhiệm vụ khác nhau. Thế nhưng, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một phần mềm PMS chính xác, quý khách hàng phải nắm rõ phần mềm quản lý khách sạn trên có khả năng làm được việc gì. 1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì? PMS một phương án cho phần mềm khách sạn, giúp đỡ nhiều khách sạn, khu resort và các tài sản tương tự thực hiện các công việc và hoạt động thường ngày. Phần mềm thường bao gồm một số công việc quản lý và quản trị, với nhiều ví dụ bao gồm đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho. 2. Tại sao mỗi khách sạn nên một hệ thống PMS? Một giải pháp phần mềm quản lý khách sạn ngày càng quan trọng vì lĩnh vực khách sạn hiện đại được thúc đẩy qua công nghệ. Với nhiều nguồn đặt phòng có khả năng tới từ các kênh, giá phải được điều chỉnh thông minh cho mục tiêu kiểm soát doanh thu. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến lúc thanh toán, trả phòng nên được diễn ra đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Vấn đề này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp giải quyết với một số thử thách trên. Một hệ thống quản lý khác sạn phù hợp sẽ cho phép nhân viên loại bỏ các thủ tục giấy tờ không cần thiết và thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Ngoài ra, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo. 3. Nhiều tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì? Mặc dù có rất các đơn vị cung cấp ứng dụng PMS trên lĩnh vực, vấn đề quan trọng là nên xác định một hệ thống có những tính năng khả quan cho khách sạn của bạn. Sau đây là những tính năng quan trọng nhất của một ứng dụng quản lý khách sạn. a. Đặt phòng Tính năng trước tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn phải có là khả năng xử lý nhiều yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống chính xác sẽ cho phép nhân viên đơn giản thực hiện các nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,… b. Dữ liệu khách hàng ngành công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều cần thiết là hệ thống quản lý khách cần bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như các thói quen của họ như: khác hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng những dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu các khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho các chiến dịch quảng bá dịch vụ, những chương trình khuyến mãi tới những khách hàng của mình. c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn Kế tiếp, việc quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản cần cung cấp một loạt một số tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này nên bao gồm những tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho những đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng phải cho phép những email xác nhận được gửi nhanh chóng. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất phải có khả năng tạo hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể không quá khó đưa cho khách hàng khi thanh toán hoặc sau khi dùng bất kỳ dịch vụ khách sạn trả phí nào. d. Báo cáo Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn nên bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh nhiều báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và những báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc các quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất phải thiết trong ngành khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm tốt với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết nên triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là hình thức mà những bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay. 4. Những tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee những tính năng chính của Ezibee: Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn, Quản lý một số bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng, Quản lý khách hàng và các công nợ, Quản lý kho hàng, Thống kê, báo cáo tuyệt vời. Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách các phòng trống, vị trí và giá những phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý nhiều giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách. Ezibee giúp người lễ tân có khả năng thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý nhiều khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể xử lý những vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng. Hệ thống quản lý tình trạng một số buồng, phòng để cập nhật tình trạng lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách tới và đi, quản lý những tài sản cố định trong phòng chi tiết. Tính năng quản lý kho chuyên nghiệp hỗ trợ xử lý kiểm kê hàng hóa trong kho bằng các thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có chức năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và nhắc nhở cho bộ phận quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được sử dụng nhiều để có phương hướng kinh doanh hợp lý hơn. Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý dữ liệu của khách hàng tỉ mỹ như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý những công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời điểm phải thu nhiều công nợ. Có thể mọi người cần: phần mềm quản lý bida Tính năng xuất báo cáo cụ thể của Ezibee hỗ trợ khách sạn thống kê trạng thái kinh doanh chi tiết cho chủ doanh nghiệp. Báo cáo có thể lựa chọn các số như ca làm việc, nhiều dịch vụ đi kèm, báo cáo về lượng khách nghỉ trong ngày, tình hình các phòng và còn những vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
